Die Gemeinde Wintersingen liegt im oberen Teil des Kantons Baselland und war auf der Suche nach einer modernen und benutzerfreundlichen Sitzungsverwaltung.
Anfangs 2020 entschied sich die Gemeindeverwaltung für den Sitzungsdienst sowie das Ratsinfosystem der Hürlimann Informatik. Die Umstellung zu den neuen Programmen startete Ende März 2020.
Welche Vorteile hat diese Entscheidung für die Gemeindeverwaltung Wintersingen?
- Mehr Effizienz und weniger Aufwand im Bereich Sitzungsverwaltung und dank dem digitalen Aktenstudium auch für den Gemeinderat.
- Die mobile Sitzungsvorbereitung ermöglicht es, auf digitalem Weg, Protokolle und Traktandenlisten zu erstellen sowie Beschlüsse auszufertigen.
- Weiterer Schritt zum papierlosen Büro - Akten werden nun digital studiert und Sitzungen digital vorbereitet.
Frau Danièle Quenzer, Gemeindeschreiberin Wintersingen, war bereit ein Interview bezüglich der Umstellung und den gemachten Erfahrungen zu geben.
Aus welchen Beweggründen entschied sich die Gemeinde Wintersingen für den Sitzungsdienst und das Ratsinfosystem?
Nach der Pensionierung der ehemaligen Gemeindeschreiberin und meiner Übernahme, wollte ich die Verwaltung etwas modernisieren und digitalisieren. Vor allem wünschten wir ein unabhängiges Arbeiten seitens der Verwaltung und für den Gemeinderat.
Konnte die Hürlimann Informatik die Erwartungen der Gemeinde erfüllen?
Ja, die Hilfestellungen und Begleitung durch die Hürlimann Informatik AG war äusserst angenehm.
Wie verlief für Sie das Projekt von der Einführung bis zum Projektabschluss?
Durch die Corona Pandemie musste wohl vieles anders als sonst gestaltet werden. Das ganze Projekt verlief ausschliesslich online und forderte beide Seiten. Herr Mergim Gara war sehr bemüht, dies alles für uns einfach und verständnisvoll zu handhaben. Er unterstützte uns mit wertvollen Inputs und Vorschlägen, damit alles für unsere Gemeinde passend vorbereitet werden konnte. Während einer längeren Testphase konnten wir den Sitzungsdienst testen und stets die Änderungswünsche, Fragen und/oder Anliegen mitteilen. Diese wurden immer rasch beantwortet oder es wurden für unsere Gemeinde spezifische Lösungen angeboten.
Wie ist es, mit dem Sitzungsdienst und Ratsinfosystem zu arbeiten? Was gefällt Ihnen besonders?
Es vereinfacht die Handhabung vor allem mit dem Gemeinderat. Dieser kann unabhängig und bequem von zu Hause aus, die Akten studieren und sich auf die Sitzungen vorbereiten. Viele Fragen und Anliegen können bereits vor der Sitzung einfach im Ratsinfosystem beantwortet werden, sodass sich die effektive Sitzungszeit verkürzt.
Wie empfinden Sie die Reaktionszeit und die Unterstützung durch unsere Kundenbetreuung?
Die Reaktionszeit ist äusserst schnell. Anliegen werden innert kürzester Zeit beantwortet und behandelt und Lösungsvorschläge präsentiert.
Würden Sie sich, mit den gemachten Erfahrungen, nochmals für den Sitzungsdienst und das Ratsinfosystem der Hürlimann Informatik entscheiden?
Ja, die Zusammenarbeit mit der Hürlimann Informatik AG und in diesem Fall mit Herrn Mergim Gara war äusserst angenehm.
Wir freuen uns, zukünftig die Gemeindeverwaltung Wintersingen auch im Bereich Sitzungsverwaltung betreuen zu dürfen. Ebenfalls bedanken wir uns für das entgegengebrachte Vertrauen und das spannende Interview.
